中国煤矿文化宣传基金会财务管理制度

发布时间:2014年01月24日 点击数: 次 字体:

第一章 总则

第一条为规范中国煤矿文化宣传基金会(以下简称基金会)财务行为,加强财务管理工作,根据《会计法》、《预算法》、《民间非营利组织会计制度》、《行政单位财务规则》以及财政部、民政部和中国煤矿文化宣传基金会章程有关财务管理规定,制定本办法。

第二条基金会领导对会计基础工作承担领导责任。

第二章 会计核算办法

中国煤矿文化宣传基金会,严格按照财政部颁发的《民间非营利组织会计制度》执行,进行会计核算。主要包括:

1、财务部门做好预算和财务管理工作。管理好单位的各项资金,确保各项业务顺利开展。

2、财务部门统一办理和审核财务收支。办理现金、转账、汇兑等资金结算,办理经费的拨入、支出、往来款项的收付等业务。监督管理各项资金的使用,严格执行“收支两条线”管理,防止资金的浪费、挪用和挤占。

3、严格按照国家统一会计制度,进行会计核算。包括对原始凭证合法性的审核、账务处理等财会事务。加强会计基础工作规范,保证核算操作规范合法达标。

4、编制会计报表,及时向上级有关部门提供财务报告,会计服务及合法、真实、完整的会计信息。

5、接受财政、监察、审计等有关部门的各项检查,如实提供会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料以及有关知悉情况。

6、负责收费票据的领取、保管、分发和核销。加强会计档案保管工作、保证核算操作规范合法达标。

第三章 财务会计岗位责任制

为规范中国煤矿文化宣传基金会以下简称(基金会)行为,加强财务管理和经济核算,如实反映基金会的财务状况,正确划分经济责任和经济利益,有效利用各项资产。依据财政部颁发的《会计法》、《内部会计控制规范》等法律法规及上级机关有关财务规定制定本制度。

财务人员应当严格遵守国家有关法律、法规和财务规章制,规范财务活动,加强财务管理,实行会计监督。具备必要的专业知识和专业技能,具有从业资格,并按照国家有关规定参加培训。财务人员因工作调动,必须将本人经管的会计工作全部移交给接替人员,交接前应及时整理各项资料,编制移交清册,对未了事项写出书面材料。办理交接手续时,按有关规定必须有监交人负责监交。

(一)会计岗位职责:

第一条贯彻执行国家财经法规和财务制度。参与基金会各项财务管理制度的制定和执行,研究制定财务工作计划,定期检查、总结工作,保证工作任务的完成。

第二条组织财务人员进行业务学习和经验交流。按财政部、上级机关要求组织参加业务培训。

第三条审核各项财务收支,严格执行财务制度。根据上级核准的预算数和财务会计制度规定,认真审核各项收支。各项收入、支出项目明确,符合财务制度要求。对计划外的收支提出具体补充计划建议并按程序报请审批。对违反财经纪律的开支,应拒绝报销。

第四条协助基金会理事长做好经费预算的管理和使用。根据上级批复的年度预算计划,结合基金会的具体情况,审核各项财务计划和预算经费执行情况,做财务情况分析报告,保证各项业务工作的顺利完成。

第五条负责编制年度财务预(决)算、税务及统计等财务报表,保证报表准确、及时报出。

第六条负责记账凭证的复核工作。审核中如发现有违反财务制度、经济合同、协议的情况,应拒绝受理。

第七根据复核签字后的记账凭证,使用财务软件正确登记账簿,按规定打印整理记账凭证及账簿。按照会计制度规定,定期对账、结账,做到账实相符,账账相符。

第八条负责职工个人收入所得税的代扣代缴工作,每月按国家税法规定,从职工工资中扣缴个人收入所得税,按要求交入国库。

第九条负责保管银行印鉴专用章,负责购买支票及审核支票的签发。

第十条负责监管会计档案的完整、安全。负责会计账簿、会计凭证、会计报表、税务报表、统计报表、银行对账单和计算机软盘等会计档案资料的汇集、整理、装订、保管。分别按月、年装订成册,存入档案柜,未经批准不得外借。

第十一条负责固定资产的管理工作。组织有关部门对固定资产定期进行清查盘点,年终进行全面清查。发现盘盈盘亏和毁损等现象,要查明原因,弄清责任,按规定的审批权限办理报批手续。发现有多余、闲置以及保管、使用、维护不当的固定资产及时向领导提出改进意见。

第十二条完成领导交办的其他工作。

(二)出纳岗位职责:

第一条对原始单据进行认真审核、及时记账。审核内容包括:单位名称、经济内容、手续、单价、数量、金额、经办人、验收人、负责人签字等的正确性、合法性,应附的原始单据是否齐全,张数是否相符。对购进的办公设备审核是否有预算及领导批示,是否按政府采购程序办理。会议费的审核是否有预算、会议文件、领导批示、结算明细单。审核借款业务是否合规,手续是否完备,对借用转账支票的个人或部门,审核借用用途、金额、经手人、负责人的签字等内容,如有前账未清,一般不予再借。及时清理往来款项,每季末将全部借条与明细账核对,催报应收款项。对不能及时清理的呆账,报请领导处理。审核后交会计复核后的凭单办理现金、支票收付业务,并加盖“收讫”、“付讫”、“序号”等戳记。

第二条当日实现的收付款凭证,应按日序时编号登记,及时整理,正确记录现金收付业务,做到日清月结。发现账款不符时,应及时报告财务负责人,查明情况及时处理,不准用长款抵冲短款。

第三条严格执行《现金管理暂行条例》、《支付结算办法》,保证现金、银行存款安全、完整。按规定存取现金(万元以上需两人同行)和使用支票,核对银行存款日记账、银行对账单,随时掌握银行存款余额情况,不签发超过银行存款金额的付款凭证。对未达账项及时核对、催报。月末填制银行存款余额调节表,使银行存款日记账余额与银行对账单余额相符。

第四条保证每天所需现金及时到位,每日库存现金不得超过3000元。若超过要及时存入银行,不得坐支,不得“白条抵库”,现金日记账做到日清月结。支票遗失时,要立即向银行办理遗失手续,对于填写错误的支票要加盖“作废”戳记,与支票存根一起保存。对于发出暂时不用的在有效期内的转账支票要及时收回;对于超期不缴要催促领用人及时交回或报销。

第五条协助会计做好固定资产管理工作。督促有关部门或人员对购置、调入、内部转移和调出的固定资产办理会计手续。根据会计凭证登记固定资产卡片,定期进行核对,作到账、物相符,编制固定资产明细表。

第四章 货币资金管理办法

第一条为了加强对货币资金的内部控制和管理,保证货币资金的安全,根据《中华人民共和国会计法》和《内部会计控制规范—货币资金(试行)》等法律法规,结合基金会实际情况,制定本办法。

第二条本办法所称货币资金,是指基金会所拥有的现金、银行存款和其他货币资金。其他货币资金包括:外埠存款、银行汇票存款、银行本票存款、信用卡存款、信用证保证金存款、在途货币资金等。

第三条基金会财务部门负责货币资金的运筹和管理。基金会负责人对货币资金内部控制制度的建立健全和有效实施以及货币资金的安全、完整负责。

第四条建立货币资金岗位责任制,配备具有会计从业资格证书的人员,明确相关部门和岗位的职责权限,确保不相容岗位相互分离、制约和监督。

第五条出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和有关收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作;不得由一个人办理货币资金业务的全过程。

第六条办理货币资金业务的人员,应当具备良好的职业道德,忠于职守,廉洁奉公,遵纪守法,客观公正,不断提高会计业务素质和职业道德水平。

第七条3万元以下的资金支出,由分管副理事长、分管财务领导或授权人审批;3—5万元的支出,报理事长同意方可支付;5万元以上的须经理事长办公会批准。

第八条基金会原则上不允许向外单位借出货币资金。因特殊原因需要借出货币资金的,须经理事长办公会批准。

第九条建立货币资金责任追究制度,防范贪污、侵占、挪用货币资金等违法行为。

第十条按照《现金管理暂行条例》和《现金管理暂行条例实施细则》等规定,确定现金开支范围,单笔结算不超过1000元。不属于现金开支范围的业务应当通过银行办理转账结算。

第十一条按照中国人民银行《支付结算办法》规定,办理存款、取款和结算业务。

第十二条货币资金的收支必须有合法的原始凭证作为依据。经办人员根据审核后的合法原始凭证填写收、付款申请单,在预算范围内根据授权原则由各级负责人对收入支出的合法性、真实性、合理性审批后,按规定的流程到财务部门办理收入和支出手续。

第十三条财务人员应对业务部门的收入、支出原始凭证的合法性、真实性和合理性进行审核。对于非法支出,会计人员应拒绝办理;对于业务合法但明显不合理的支出,应逐级上报。会计人员根据审核的原始凭证编制会计凭证,作为出纳人员办理收付款的依据。

第十四条货币资金收付要遵循“收有据、付有凭”的原则办理。

第十五条现金由出纳员专人管理,会计不得兼任出纳。

第十六条应配备合格的保险柜保存库存现金,放置保险柜的场所应设置防盗门窗。

第十七条各部门取得的货币资金收入应当及时送交财务部门,严禁收入不入账,私设“小金库”,设账外账。

第十八条每年年终,财务部门应全部收回定额备用金借款,次年再借。

第十九条到银行办理提取现金或上交现金等业务时,应派专车和保安人员护送,确保人员及现金的安全。

第二十条出纳人员不得以白条充抵或挪用库存现金,不得用单位保险柜保管非本单位持有的现金。

第二十一条必须在每日结账后进行现金盘点,由盘点人员填制《库存现金盘点表》,将盘点金额与现金科目余额、现金日记账余额核对,如有差异,应及时查明原因并做出记录或适当调整,确保现金账面余额与实际库存相符。经查明无原因的差异,现金短款由出纳人员承担;现金长款暂作现金收入处理,年末未查明原因的,列作其他收入。

指定专人定期核对银行账户,每月至少核对一次,编制银行存款余额调节表,使银行存款账面余额与银行对账单调节相符。如调节不符,应查明原因,及时处理。

第五章 银行账户管理

第一条按照《银行账户管理办法》和财政部财政监察专员办《中央预算单位开立银行账户批复书》,在银行开立基本存款账户。

第二条加强银行账户的管理,严格遵守有关法律、法规、行政规章的规定;不准违反规定开立和使用银行账户;不得出租、转让银行账户;不得使用银行账户进行偷税漏税、逃避债务、套取现金及其他违法犯罪活动。

第六章 收入管理

第一条在遵守国家相关规定和基金会章程的原则下,接受国内外各界的捐赠,合理组织收入,基金会收入来源于:

(一)境内外企业、机构及个人捐赠和赞助;

(二)政府补助收入;

(三)提供服务收入;

(四)投资收益;

(五)其他收入;

第二条遵照国家相关税法的规定,接受捐赠或政府资助要签署捐赠协议、出具捐赠证明或拨款文件。

第三条基金会的收入按照其来源、出资方意愿分限定性、非限定性收入分别核算,限定性收入再按各个项目进行专项核算与考核。

第七章 费用支出标准和审批制度

第一条基金会费用支出可分为:业务活动性支出和管理费支出。

(一)业务活动性支出,是指基金会为保障正常运转和完成各项业务工作及社会大型公益活动所需支出。基金会每年用于从事章程规定的公益事业支出,不低于上一年总收入的70%。

(二)管理费支出,是指基金会发生的工作人员工资福利支出和行政办公支出等。基金会工作人员工资福利和行政办公支出不超过当年总支出的10%。包括:

1.工作人员工资福利支出。主要为津贴、补贴。

2.行政办公支出。主要有:

(1)办公费。办公用品、办公耗材、报刊资料等费用的支出。

(2)印刷费。主要用于基金会的印刷费支出。

(3)差旅费。工作人员因公出差,差旅费开支范围和标准按《中国煤炭工业协会差旅费管理办法》执行。出差人员回京后,须在一周内到财务部门处办理报销手续。

(4)邮电费。主要包括市内电话费、长途电话费、无线移动电话费、邮资费。

(5)交通费。主要包括外出办事租车、打车费等支出。

(6)会议费。主要包括会议住宿费、伙食补助费、会场租用费、交通费、会场布置、文件印刷等杂项费。会议费按《中国煤炭工业协会会议费管理办法》执行。

(7)设备购置费。主要包括:办公家具、办公设备等。设备购置按照《国有资产管理办法》中有关条款执行。

(8)维修费。主要用于办公设备的维修费用。办公设备的维修,经处室负责人签字,财务审核同意后,采取定点维修方式。

(9)业务招待费。基金会因实际工作需要,接待各部委和基层来京办公人员工作用餐及加班用餐。

各项支出均要求事先提出申请,待领导批准后方可执行,报销时,需主管领导签字,经办人签字,手续齐全后方可到出纳处领款。

第八章 固定资产的管理

第一条为了加强对固定资产的管理,确保固定资产的安全、完整,提高固定资产的使用效益,根据国家有关规定,制定本办法。

第二条固定资产管理的主要任务是:建立健全各项管理制度和账目;按规定计价、计提折旧;合理配备并节约、有效使用固定资产,提高固定资产使用效益;保证固定资产的安全、完整。

第三条固定资产的管理执行统一管理,分级负责的原则。

固定资产管理的主要职责是:

(一)制定本管理办法的实施细则和各项管理制度;

(二)制定并实施固定资产的年度购置计划和预算;

(三)负责对所属单位的固定资产管理工作进行指导和监督;

(四)按照固定资产处置的审批权限,办理固定资产的处置上报工作;

(五)负责本单位固定资产的日常维护、保养、校验、调配,保证固定资产的有效使用,努力提高使用效益;

(六)管理好本单位的固定资产,防止固定资产的丢失和损坏,保证固定资产的安全、完整。

第四条因工作需要添置固定资产,应由使用部门在年初提出申请,报分管资产财务的领导批准。批量购置固定资产,或购置价值较高的固定资产,应报领导办公会批准。

第五条购入、调入的固定资产应由资产管理部门和使用部门共同组织验收,验收合格后,由财务部门依据发票、固定资产调拨单或资产的交接单据等原始凭证入账。

第六条接收捐赠或盘盈的固定资产,应按规定办理交接或验收手续,财务部门依据交接单,发票或盘盈报告单等原始凭证入账。

第七条除经上级主管部门的批准,基金会及所属单位的固定资产不得无偿调出。

第八条固定资产有偿转让时,单位价值在5万元以上的上报协会批准,需要上报主管部门批准的。由基金会上报主管部门批准。对价值较高的固定资产的转让或出售,须经有资质的中介机构对固定资产价值进行评估。

第九条基金会的固定资产指使用年限在一年以上,单位价值在2000元(含2000元)以上的家具、设备、汽车、房屋和建筑物等。低于2000元的物品按低值易耗品管理,采用领用时一次摊销法。

第十条根据基金会的实际情况,固定资产折旧采用平均年限法计提,残值率3%,家具、设备的平均使用年限按5年、交通工具按5年、房屋和建筑物的平均年限按20年。即固定资产折旧率为:家具、设备类19.4%,交通工具19.4%,房屋类4.85%。

达到使用年限并已提足折旧的固定资产,由财务部门提出意见,经本单位领导同意后,报协会批准后报废。以下状况的固定资产不得办理报废手续:

(一)已达到使用年限,已提足折旧,但还能使用的固定资产;

(二)未提足折旧的固定资产。

第十一条固定资产的盘亏或毁损在查明原因后,5万元以上的报协会批准,需要上报主管部门的由协会上报。属于个人责任的,单位应付对责任人的处理意见。各单位根据批复办理固定资产注销手续,并追究责任人的责任。

第十二条固定资产管理部门应建立《固定资产卡片》;财务部门应设置并登记固定资产的明细账和总账。每年固定资产总账、明细账和《固定资产卡片》应进行核对。

第十三条基金会应定期进行固定资产的清查,对清查出盘盈或盘亏的固定资产按规定进行处置,做到固定资产的实物与《固定资产卡片》、固定资产明细账、总账相符。

第九章 投资管理

第一条为了加强对外投资的管理,保证国有资产和社团资产的安全、完整,增加收益,减少损失,制定本办法。

第二条基金会对外投资由财务统一管理。

第三条基金会对外投资包括对外长期股权投资、长期债权投资、短期投资和资金的信托管理。

第四条基金会对外进行投资或追加投资须上报理事会批准并上报主管部门批准。

第五条对外投资或追加投资前,投资单位应对投资项目进行可行性研究,上报的投资报告应附可行性研究报告。

第六条投资项目确定后,投资单位应与被投资单位签订投资协议,投资协议的草稿应经法律顾问审阅。

第七条财务部门依据基金会领导的批示和正式签订的投资协议,向投资单位划拨投资款,并据此作增加对外投资的账务处理。

第八条经主管部门批准,接收无偿划转的对外投资时,接收单位应与划出单位签订资产划转交接协议,财务部门依据主管部门的资产划转文件和资产划转交接协议及所附资产移交清单,作增加对外投资的账务处理。对外投资管理部门应及时通知被投资单位办理出资人变更手续。

第九条基金会对外投资的日常管理包括经营管理、财务核算、档案管理等。

第十条对外股权投资单位的法人代表或法人代表的授权委托人应参加被投资单位的股东大会,参与被投资单位重大事项的决策。

第十一条投资单位财务部门应按被投资单位或投资项目设置明细会计科目核算对外投资。

第十二条基金会按成本法核算对外投资。

第十三条经理事会批准,被投资单位用未分配利润增加股东投资时,投资单位财务部门依据股东会和董事会决议及被投资单位开出的股权变更证明,做投资变更的账务处理。

第十四条基金会收到被投资单位的股利、分红、债券利息或委托资产收益后,作增加投资收益处理。

第十五条按权益法核算对外投资的单位,对外投资如果发生了减值,应当计提长期投资减值准备。已计提的长期投资减值准备如果在以后期间得以恢复,则应将已恢复部分冲减计提的长期投资减值准备。

第十六条对外投资管理部门应给每一项投资建立档案。对外投资的批准文件、领导批示、投资协议、出资证明、被投资单位章程、资产委托管理协议、董事会、股东会决议等资料应归档保存。

第十七条对外债权投资在投资协议到期,收回投资后,作核销投资的账务处理。

第十八条委托资产管理协议到期,需要续签协议的,应在协议到期前,按审批权限和程序报批后,续签协议。

第十九条除政府主管部门指令基金会无偿调出资产外,基金会对外投资的出让一律执行有偿转让,按质论价,并按审批权限和程序上报。

第二十条对外投资管理部门应对长期没有收益,甚至亏损或已经停业的对外投资项目进行研究,提出盘活的方案,报批后实施,尽量收回投资,减少损失。

第二十一条基金会对外股权投资的出让或撤资须经理事长办公会同意并报上级主管部门批准。

第二十二条基金会在处置对外投资损失(包括有偿转让净损失和因被投资单位资不抵债破产造成的投资损失)前,应请中介组织对损失进行认定,并报理事长办公会批准,需要上报主管部门的由基金会按审批权限上报。须经税务部门批准在企业所得税前作抵扣的,在损失确定当年,由财务部门上报税务部门批准后,列入投资损益核销。

第十章 预决算管理

第一条经费预算编制。按上级煤炭工业协会要求,部门每年根据业务职能编制项目申报书及项目预算报财务,由财务负责审核汇总,编制基金会年度预算,经基金会办公会审议通过后上报煤炭工业协会。

第二条基金会应加强预算管理,各项收入和其他收入以及各项经费支出全部纳入预算管理,并严格按照批准的预算和国家规定的开支范围、开支标准执行。按照收支平衡的原则,合理安排使用各项资金,不得超预算安排支出。其他重要资金的安排使用,报基金会办公会审定。

第三条基金会经费决算编制。严格按照财政部印发的年度财务决算报表格式、指标口径、编制方法和统一的数据处理软件格式,如实编制、录入、汇总和上报财务决算,加强报表审核,财务决算中有关人员、机构、收入、支出等指标数据必须真实、准确、一致。按照财政部和总局的要求,按时、保质、保量完成年度财务决算工作。基金会的年度决算由财务负责编制汇总,经基金会办公会审议通过后上报煤炭工业协会。

第四条基金会应加强决算编制管理,加大决算审核力度,不断提高决算的完整性、真实性和有效性。着力提高决算分析水平,注重预、决算的对比分析,通过决算全面反映预算执行情况。强化决算结果的应用,将决算结果作为编制下年度预算的重要依据和参考。通过加强决算管理全面反映基金会年度预算执行情况,反映预算收支年度执行结果,对预算编制和预算执行情况进行检验和反馈,不断促进预算编制和预算执行管理。

第十一章 票据、票证、印章管理

第一条根据《中国人民共和国票据法》的规定,明确各种票据的购买、保管、领用、背书转让、注销等环节的职责权限和程序,并专设登记簿进行登记,防止空白票据遗失和被盗用。

第二条基金会财务专用印鉴由财务负责人和会计分别保管。

第三条基金会税务登记证、购买支票专用证和银钱收据等票证由会计管理,按实际工作需要购买和使用。按照财政、税务等部门的规定,做好登记、年检等工作。

第四条基金会税务登记证、购买支票专用证和银钱收据等票证由会计管理,按实际工作需要购买和使用。按照财政、税务等部门的规定,做好登记、年检等工作。

第十二章 财务报告编制与财务分析

财务报告是综合、系统、集中地反映基金会在某一会计期间的财务状况和经营成果的一项书面报告。应按规定准确及时的编制财务报告,并据此对基金会进行正确的财务分析与评价。

一、财务报表及报送时间

1、财务报表:

(1)会计人员必须遵照会计准则、会计制度,编制对外的报表。根据下述报表种类、格式、内容、财务情况说明书、财务分析编制集团内部会计报表。

(2)财务报表的编制应做到数字真实、计算准确、内容完整、说明清楚、报送及时,任何人不得篡改或指使他人篡改报表数字。

(3)各报表之间、各项目之间,凡有对应关系的数字,应做到相互一致,勾稽关系正确,上下期报表中的有关数字应相互衔接;各期报表若编制的内容和方法上有变动,应作详细说明。

(4)财务报表的编制,应将属于该决算期已处理完毕的会计事项,记入会计账簿的数字,经过计算,试算平衡后,编制会计报表,保证账表一致。

(5)财务报表应按规定时间上报,不得为赶报表提前结账,不得任意估计数字。

(6)季度、年度会计报表必须附会计报表说明和财务分析报告。

2、编写的主要内容包括:

(1)业务活动收支情况;

(2)资本的结构及变动情况;

(3)资产及资产分配情况;

(4)资金变动周转情况;

(5)各项物资盘盈、盘亏、毁损及报废情况;

(6)会计核算方法变更,对财务状况和经营成果的影响程度;

(7)其他有必要说明的情况。

二、财务分析

1、财务报表的数字是静止的,只是了解经营状况的第一步,要深入了解财务经营成果,财务部门在每个会计核算期末,应对基金会的财务情况作出详细的分析。

2、财务分析的主要内容:根据财务报表及有的资料,首先对基金会收支情况进行分析,说明完成情况及影响的原因:

(1)资产完成情况分析

(2)成本分析:

(3)资金分析

(4)财务情况的综合分析及评价指标:

3、财务分析报告制度:

(1)财务部门在进行财务分析后,根据分析暴露存在的问题和不足,找出差距,提出解决及改进措施、建议,基金会组织各有关部门研究决定贯彻意见,认真组织实施。

(2)财务报告是反映基金会一定时期财务状况和预算执行结果的总结性书面文件。

第十三章 会计档案管理制度

为加强会计管理,为了加强和规范会计档案管理,建立健全会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅,严防毁损、散失和泄密,根据《会计法》和《会计档案管理办法》的规定,结合我中心工作实际情况,特制定本制度。为了加强和规范会计档案管理,建立健全会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅,严防毁损、散失和泄密,根据《会计法》和《会计档案管理办法》的规定,结合基金会工作实际情况,特制定本管理办法。

第一条会计档案的归档范围

会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告、会计年度数据备份盘、会计核算系统软件、操作人的密码等会计核算专业资料,是记录和反映基金会经济业务的重要史料和证据。具体包括:

1、会计凭证类。包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。

2、会计账簿类。包括总账、明细账、日记账、固定资产明细账、辅助账簿、其他会计账簿。

3、财务报告类。包括月度、年度财务报告、其他财务报告,报告中要有会计报表、附表、附注及必要的文字说明。

4、其他类。包括银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册及其他在会计核算工作中直接形成的对国家和社会及各核算单位具有保存价值的会计核算资料。

第二条会计档案的归档要求

1、凡是纳入会计核算中心进行会计集中核算的单位,由核算中心对其所管的每个单位都应以全宗为单位编制全宗卷,按全宗号顺序排列编制全宗卷目录。全宗卷内的各种会计资料,包括账簿、凭证、清册、报表等应做到准确、齐全、规范,并应按照其固有的特点,保持会计资料期间的有机联系,反映全宗管理的历史面貌,以便于保管和利用。

2、会计档案的收集与整理。各全宗卷由核算中心记账会计负责收集、整理,并做好平时归卷工作。每月终了,要及时将当月形成的会计资料收集齐全、完整,区分全宗进行分类、立卷,卷内资料整理,案卷、卷盒封面项目的著录,案卷的装订、排列和案卷目录的编制。案卷封面和卷盒封面著录内容要齐全,不得遗漏。会计年度终了后,第二年的第一季度,移交业务部验收合格后,由档案管理人员集中入库上架,统一管理。

3、磁性介质会计资料的归档。年度终了,系统管理员将当年账簿、报表等会计电算化资料备份并详细标注,装盒交业务部归档。包括:会计年度数据备份盘;同期的操作系统、相关应用程序软件及会计核算系统软件;操作人的密码、操作日志等其他会计资料。会计档案磁性资料保管期限与书面资料一致。会计软件保管期截止该软件停止使用或有重大更改后五年。以磁性介质保存的会计资料,根据保管期限,由系统管理员定期复制,且应标识清楚,双份归档,异地存放。

第三条会计档案的保管期限

会计档案的保管期限分为永久保存和定期保存两类。定期保存的会计档案其保存期限从会计年度终了后的第一天算起,分为3年、5年、10年、15年、25年5类。

(一)会计凭证类

1、原始凭证、记账凭证15年。其中:涉及外来和对私改造的会计凭证永久保存。

2、银行存款余额调节表3年。

(二)会计账簿类:

1、日记账15年。其中:现金和银行存款日记账25年。2、明细账、总账、辅助账15年。

3、涉及外来和对私改造的会计账簿永久保存。

(三)会计报表类:

1、主要财务指标报表3年。

2、月、季度会报表15年。

3、年度会计报表永久保存。

(四)其它类:

1、会计档案保管清册及销毁清册25年。

2、财务成本计划3年。

3、主要财务会计文件、合同、协议永久保存。

第四条会计档案的借阅

保存的会计档案原则上不得借出。如需查阅,须经基金会领导同意批准,方可查阅、复印。涉及到各单位机密的会计资料,除执法部门以外,其余单位和个人不得查阅、复印查阅或复印会计档案的人员严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。会计档案不得携带出境。

第五条会计档案的销毁

保管期满的会计档案,按照以下程序销毁:

1、由基金会档案管理人员会同有关部门提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称、卷号、册数,起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

2、会计集中核算单位负责人和基金会负责人要在会计档案销毁清册上签署意见.

3、销毁会计档案时,应由同级档案机构、财政部门和审计部门派员监销。

4、监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案。销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告本基金会负责人。

第六条保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。在建项目尚未完成的会计档案,保管期限已满不得销毁。

第七条会计档案的移交。移交会计档案,双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案时,应当编制会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案名称,卷号、册数,起止年度和档案编号,应保管期限,已保管期限等内容。交接会计档案时,交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方的单位负责人监交。交接完毕后,交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

第八条会计档案的保管要采取严格的安全措施。档案室要做到防火、防盗、防水、防光、防高温、防尘、防虫、防鼠,磁性介质资料要做到防磁、防雷。重要资料实行双备份,一份存档案室,另一份异地存放。做好会计档案的保密工作,遵守保密制度。

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